Claim Management: Kundenänderungen kosten Geld - aber wer fordert es ein?
Konsequentes Claim-Management findet bei Zulieferern noch zu selten statt. Was erfahrene Program Manager daran ändern:
OEMs ändern. Immer. Spezifikationen werden nach Werkzeugfreigabe angepasst, Termine verschoben, Volumina korrigiert, Logistikanforderungen geändert. Das gehört zum Geschäft. Was nicht dazugehören sollte: dass der Zulieferer die daraus entstehenden Kosten stillschweigend trägt.
In der Praxis passiert genau das. Änderungskosten werden intern absorbiert, weil die Kundenbeziehung „nicht belastet“ werden soll. Oder weil im operativen Druck niemand die Zeit findet, den Vorgang sauber zu dokumentieren. Oder weil schlicht unklar ist, wie ein Claim formal korrekt aufgesetzt wird. Das Ergebnis: berechtigte Ansprüche verfallen, Marge geht verloren.
Typische Situationen, in denen Claims liegenbleiben
Die Fälle wiederholen sich branchenübergreifend: Der OEM ändert eine Materialspezifikation nach Abschluss der Werkzeugbemusterung – die Kosten für Werkzeugänderung und erneute Bemusterung trägt der Zulieferer. Termine werden kurzfristig vorgezogen, was Sonderschichten und Expresslieferungen auslöst – Mehrkosten, die nie verrechnet werden. Abrufmengen liegen dauerhaft unter der vereinbarten Mindestmenge, ohne dass der Stückpreis angepasst wird. Zusätzliche Prüf- oder Dokumentationsanforderungen kommen per E-Mail – ohne formale Änderungsmeldung, ohne Kostenfreigabe.
Das Problem dabei ist, dass zwischen „das müssten wir eigentlich claimen“ und einem tatsächlich eingereichten, sauber dokumentierten Claim eine Lücke klafft, die im Tagesgeschäft nie geschlossen wird.
Was konsequentes Claim Management in der Praxis heißt
Professionelles Claim Management ist ein strukturierter kaufmännischer Prozess mit klar definierten Schritten.
- Dokumentation ab dem Moment der Änderung. Jede Abweichung vom vereinbarten Scope – ob Spezifikation, Termin, Menge oder Anforderung – wird erfasst, mit Datum, Quelle und Auswirkung.
- Vertragliche Grundlage prüfen. Was sagt der Rahmenvertrag, was die Einkaufsbedingungen, was der Change-Order-Prozess des Kunden?
- Kostenwirkung beziffern und belegen. Nicht „das hat uns Geld gekostet“, sondern eine nachvollziehbare Aufstellung der Mehrkosten – Werkzeugänderung, Mehrarbeit, Sonderlogistik, Ausschuss.
- Professionelle Kommunikation gegenüber dem OEM-Einkauf. Sachlich, faktenbasiert, ohne Eskalation. Der Unterschied zwischen „wir haben da ein Problem“ und einem sauber aufgesetzten Claim mit Kostennachweis und Vertragsbezug ist der Unterschied zwischen einer Beschwerde und einem geschäftlichen Vorgang, den der Einkauf bearbeiten kann und muss.
Warum ein externer Program Manager im Claim Management den Unterschied machen kann
Erfahrene Program Manager, die selbst aus der OEM-Welt kommen oder jahrelang auf Tier-1-Seite mit OEMs verhandelt haben, bringen drei Dinge mit, die intern oft fehlen.
Sie kennen die Gegenseite. Sie wissen, wie OEM-Einkauf intern funktioniert, welche Dokumentation erwartet wird, welche Formulierungen ankommen und welche Eskalationsstufen es gibt. Sie wissen, wann ein Claim durchgeht – und wann er aus formalen Gründen abgelehnt wird, obwohl er sachlich berechtigt ist.
Sie bringen keine internen Rücksichten mit. Ein interner Mitarbeiter zögert vielleicht, weil der Vertriebsleiter gerade ein neues Projekt beim selben OEM akquiriert. Ein externer Experte kann den berechtigten Anspruch professionell vertreten, ohne auf interne Politik Rücksicht nehmen zu müssen.
Und sie können Strukturen aufbauen. Statt nur einzelne Claims nachzuverfolgen, etablieren sie einen Prozess – so dass Claim Management nach ihrem Einsatz nicht wieder einschläft, sondern als laufende Praxis im Unternehmen verankert bleibt.
Unser Fazit: Claims systematisch aufsetzen - statt Geld liegen zu lassen
Berechtigte Ansprüche einzufordern ist kein Angriff auf die Kundenbeziehung – es ist kaufmännische Sorgfalt. Wer Änderungskosten systematisch dokumentiert und professionell einfordert, schützt seine Marge und signalisiert dem Kunden gleichzeitig, dass er einen Partner hat, der sein Geschäft im Griff hat.
Wir vermitteln Ihnen den Experten - Interim - für das Aufsetzen eines profitablen Claim-Managements: Sprechen Sie uns an!